På trykk i BT mars 2014

ARBEIDSGIVERS RETT TIL INNSYN I ARBEIDSTAKERS E-POST OG PRIVATE FILER

Teknologien endrer måten å organisere arbeidet på, så dramatisk at det får rettslige konsekvenser. Det er arbeidsgivers privilegium å organisere arbeidet med sikte på å kunne realisere virksomhetens formål. Denne retten kalles arbeidsgivers styringsrett. Når arbeidsrelatert informasjon befinner seg i arbeidstakers elektroniske postkasse og filer på egen PC, kan arbeidsgiver ha legitime behov for innsyn i disse, for eksempel ved arbeidstakers fravær. Samtidig har arbeidstaker rett til personvern og informasjonssikkerhet for sine personopplysninger.

Personopplysningsforskriften regulerer arbeidsgivers innsynsrett ved å balansere hensynet til arbeidsgivers legitime behov for innsyn og arbeidstakers personvern. Innsynsretten gjelder i situasjoner hvor innsyn er nødvendig for å ivareta den daglige drift eller andre berettigede interesser. I tillegg kan innsyn skje dersom det foreligger en begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruker e-postkassen til handlinger som innebærer grove brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet. Det gjelder krav til prosedyren for innsyn. Arbeidstaker skal varsles på forhånd så langt dette er mulig og gis anledning til selv å være til stede, eventuelt gjennom en tillitsvalgt.

Personopplysningsforskriften skaper dessverre et inntrykk av at spørsmålet om arbeidsgivers innsynsrett er enklere og mer oversiktlig enn det som er realiteten. Arbeidsgivers rett til innsyn er for det første begrenset til datautstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon. Det er derfor stor risiko knyttet til en policy som åpner for at arbeidstakerne kan «bring your own device» (BOYD), altså gjøre bruk av egne dataverktøy for arbeidsrelaterte formål. Et motsatt regime med forbud mot bruk av eget utstyr, kan imidlertid være vanskelig å opprettholde. I en virkelighet hvor ansatte ikke bare kan ta i bruk stadig flere elektroniske verktøy, men hvor de også kan «bring your own cloud» (BOYC), står vi overfor omfattende personvern- og informasjonssikkerhetsutfordringer på arbeidsplassen. I tillegg kommer innsynsproblematikk knyttet til databehandlere (kontraktsutsatte IKT-tjenester), samt grensen mot temaet kontrolltiltak/overvåkning på arbeidsplassen.

Der vilkårene for innsyn isolert sett foreligger, eksisterer en ytterligere grense for arbeidsgiver. I den såkalte «Siemens-saken» var spørsmålet om innsynsrett i arbeidstakers e-post og private filer tema i kjølvannet av en varslingssak hvor tingretten hadde slått fast at divisjonsøkonomen som varslet om overfakturering av forsvaret var blitt utsatt for gjengjeldelse. En følge av varslingen var en omfattende granskning som førte til en rekke rettslige prosesser. Etter at arbeidsforholdet var avsluttet, krevde arbeidsgiver innsyn i arbeidstakers private e-post og filer, til tross for at disse var lagt frem for granskerne.  Arbeidsgiver hevdet å ha et eget, legitimt behov for å kunne undersøke dem. Både Datatilsynet og domstolen slo fast at arbeidsgivers interne rutiner ga rett til innsyn i en normalsituasjon, men at kravet om innsyn i dette tilfellet ble ansett som en fortsettelse på den ulovlige gjengjeldelsen som arbeidstaker tidligere var utsatt for. Innsynsrett ville representere et personvernbrudd som samtidig innebar et brudd på reglene om varslervern. Arbeidsgivers styringsrett ble altså satt ut av spill som ikke beskyttelsesverdig i en situasjon hvor retten fant at arbeidsgivers egentlige formål var å sanksjonere en arbeidstaker som hadde varslet om kritikkverdige forhold.

Med kunnskap, styrkes forventningen om å innrette seg for å hindre at styringsrett og personvern kommer på kollisjonskurs. Arbeidsgivere kan arbeide strategisk for å sikre virksomhetens informasjonsverdier, herunder etablere løsninger som tvinger arbeidstakers informasjonsbehandling inn i felles system hvor også elektronisk jobbrelatert postkasse inngår. Arbeidstaker bør på sin side, forbeholde privat kommunikasjon til en privat e-postadresse. Allerede ved ansettelse bør det gis informasjon om hvilke regler som gjelder i virksomheten, slik at arbeidstaker kan innrette seg. Igjen ser vi at det er krevende for arbeidsgiver å manøvrere på et område hvor lovgivningen setter krav om at virksomheten skal ivareta tilsynelatende motstridende interesser.